Для того, чтобы не было проблем, организаторы должны быть единым целым и знать принцип того, под чем подписались.
Для того, чтобы не было проблем 31 декабря и в день подсчета голосов, администрация должна контролировать процесс хотя бы по минимуму.
Для того, чтобы не было проблем, нужно уметь вести деловой диалог, аргументируя свои предложения и подкрепляя их доводами.
Нельзя запускать сырой макет, нельзя, чтобы организаторы узнавали о том, что они "в теме", только после запуска темы.
Хотите сделать красиво? Так продумайте механизм без дешевых замашек.